Produktivität am Arbeitsplatz: 10 Tipps für produktives Arbeiten
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- Produktiv sein heißt vor allem, die eigene Effizienz zu erhöhen und die Arbeit gut zu organisieren. Also: Mehr schaffen, ohne die eingesetzte Zeit zu erhöhen.
- Ein zu hoher Workload, Ablenkungen, Multitasking und fehlende Pausen gehören zu den größten Produktivitätskillern.
- Mit einigen Tipps lässt sich die Arbeitsproduktivität steigern. Wichtig ist ein gut geplanter Tag mit ausreichend Pausen. Auch die Priorisierung von Aufgaben, gesunde Routinen und ein strukturierter Arbeitsplatz tragen zum produktiven Arbeiten bei.
- Eine große Rolle spielt das richtige Zeitmanagement. Methoden wie Pomodoro, Getting Things Done und das Pareto-Prinzip helfen dabei, die Arbeitszeit richtig einzuteilen.
Produktives Arbeiten – was genau heißt das eigentlich? Lange Arbeitszeiten, Überstunden und haufenweise Meetings sagen erst einmal gar nichts über die Produktivität aus. Viel wichtiger sind gute Ergebnisse und effiziente Arbeitsabläufe. Mit unseren 10 Tipps steigern Sie die eigene Produktivität, egal ob im Büro oder im Home-Office.
Zufriedenheit und Produktivität gehen Hand in Hand: Wer motiviert an die Arbeit herangeht und sich an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt, kann meist bessere Ergebnisse vorweisen. Und das erhöht wiederum den Spaß an der eigenen Arbeit und sorgt für weniger Stress.
Produktiv sein bedeutet nicht, möglichst viel Arbeitszeit abzusitzen. Viel wichtiger ist es, was Sie in der Zeit, die Sie zur Verfügung haben, schaffen.
Wir zeigen, mit welchen kleinen Tricks und Methoden Sie Ihre Arbeitszeit besonders effizient nutzen – und welche Produktivitätskiller Sie vermeiden sollten.
Was heißt Produktivität am Arbeitsplatz?
Tatsächliche Produktivität lässt sich weder am Umfang der Arbeitszeit noch an der Anwesenheitsdauer messen. Vielmehr geht es um die qualitativen Ergebnisse, die in einer bestimmten Zeit erzielt werden.
Als wirtschaftliche Kennzahl ist die Produktivität das Verhältnis von Output, also dem Ertrag, zum Input, also dem eingesetzten Aufwand.
Je nach Beruf und Tätigkeit können Output und Input aber ganz unterschiedliche Bedeutungen haben. Gerade der Output lässt sich oft nicht leicht messen. Kreativität oder Qualität sind zum Beispiel nicht in festen Zahlen definierbar.
Produktives Arbeiten bedeutet, mehr zu schaffen, ohne dafür mehr Zeit aufzuwenden.
1. Prioritäten setzen
Gegen Stress und einen zu hohen Workload hilft vor allem eins: Prioritäten setzen.
Durch die richtige Priorisierung, To-do-Listen und eine gute Planung lässt sich die Arbeit besser bewältigen.
Bei der Bewertung helfen verschiedene Methoden:
Bei der ABC-Analyse teilen Sie alle Ihre Aufgaben in drei Kategorien ein: A (sehr wichtig), B (wichtig) und C (weniger wichtig). Konzentrieren Sie sich zuerst auf die A-Aufgaben, bevor Sie andere Arbeiten erledigen.
Bei der Eisenhower-Matrix unterscheiden Sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dringend bedeutet, dass Zeitdruck besteht oder negative Konsequenzen drohen, wenn die Aufgabe nicht zeitnah erledigt ist. Wichtig bedeutet, dass es zwar keine bestimmte Deadline gibt, die Arbeit aber zur Erreichung Ihrer langfristigen Ziele beiträgt.
Teilen Sie Ihre Aufgaben in vier Quadranten ein:
- Dringend und wichtig: Diese Aufgaben erledigen Sie zuerst.
- Wichtig, aber nicht dringend: Planen Sie diese Aufgaben für später ein.
- Dringend, aber nicht wichtig: Versuchen Sie, den Zeitaufwand für die Aufgabe zu reduzieren oder delegieren Sie die Arbeit.
- Nicht dringend und nicht wichtig: Diese Aufgaben sind unnötig und können verworfen werden.
2. Routinen entwickeln
Produktivität beginnt nicht erst am Arbeitsplatz. Gesunde Routinen wie die richtige Ernährung, Schlaf und Bewegung bilden das Fundament dafür, effektiv arbeiten zu können.
Wer nicht genug schläft, sich kaum bewegt oder allgemein ungesund lebt, hat häufig größere Schwierigkeiten, sich zu konzentrieren. Deshalb: Achten Sie auf sich und Ihren Körper und betreiben Sie ein gutes Selbstmanagement. Etablieren Sie Routinen, die Ihnen guttun und Kraft spenden – zum Beispiel regelmäßige Bewegung beim Arbeiten.
3. Zeit richtig einteilen
Eine gute Tagesplanung ist das A und O. Ohne Planung neigen viele Menschen dazu, Dinge entweder aufzuschieben (die sogenannte Prokrastination) oder sich zu viel auf einmal vorzunehmen.
Zeitmanagementmethoden für mehr Produktivität
Mit dem richtigen Zeitmanagement steigern Sie Ihre Produktivität und behalten Ihre Prioritäten im Blick. Dafür gibt es verschiedene Zeitmanagementmethoden, auf die Sie zurückgreifen können.
Time Blocking: Hier wird der Tag in feste Zeitfenster unterteilt, denen bestimmte Aufgaben zugewiesen sind. Das können zum Beispiel spezielle Projekte, E-Mails beantworten, Organisation oder Planung sein. So geben Sie den Arbeitstagen eine feste Struktur, lassen sich nicht so leicht ablenken und können sich besser fokussieren. Wichtig: Auch Puffer- und Pausen-Blöcke einplanen!
Pomodoro-Technik: Bei dieser Methode wechseln Sie Arbeits- und Pausenabschnitte ab. In einem Arbeitsblock von 25 Minuten bearbeiten Sie eine Aufgabe, möglichst ohne Unterbrechung oder Ablenkung. Nach einer anschließenden Fünf-Minuten-Pause startet der nächste Block. Nach vier Arbeitsblöcken wird eine größere Pause von 30 Minuten eingelegt. Durch den Wechsel von Konzentration und Pause bleiben Sie länger konzentriert und werden nicht so schnell müde.
GTD-Methode: Beim GTD (Getting Things Done) werden alle To-dos notiert, auch kleine Aufgaben und Ideen. So entsteht eine große, ungeordnete Liste: die Inbox. Danach werden alle Aufgaben in Kategorien eingeordnet, in Einzelschritte unterteilt und priorisiert. Mit diesem System soll die Selbstorganisation verbessert werden. Außerdem bleibt der Kopf frei, da alles sofort schriftlich festgehalten wird.
Pareto-Prinzip: Das Pareto-Prinzip – auch 80-20-Regel genannt – sagt aus, dass 20 Prozent der Aufgaben für 80 Prozent der Ergebnisse sorgen. Das heißt konkret: Die wichtigsten Aufgaben mit dem größten Output werden identifiziert und zuerst bearbeitet. Die Regel hilft Ihnen bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben und sorgt dafür, dass Sie Ihre Zeit möglichst effizient einsetzen.
Zwei-Minuten-Regel: Die Zwei-Minuten-Regel besagt, dass Sie alle eingehenden Aufgaben, die Sie in weniger als zwei Minuten erledigen können, sofort abarbeiten. Das Prinzip lässt sich gut mit anderen Zeitmanagementmethoden kombinieren, zum Beispiel mit dem GTD-System.
4. Pausen einplanen
Regelmäßige Pausen sind essenziell. Nur so kann sich der Körper zwischendurch erholen und auch Produktivitätstiefs überwinden.
Egal, ob Sie mit einem Zeitmanagement-System arbeiten oder flexibel durch den Arbeitstag gehen: Planen Sie regelmäßige Pausen ein, in denen Sie den Kopf frei bekommen und neue Kraft schöpfen. Idealerweise kombinieren Sie die Pausen mit frischer Luft und Bewegung, zum Beispiel kleinen Spaziergängen oder Dehnübungen.
5. Multitasking vermeiden
Menschen sind von Natur aus nicht gut im Multitasking – unser Gehirn ist einfach nicht dafür gemacht. Trotzdem versuchen wir viel zu oft, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen und ärgern uns dann, wenn alles noch länger dauert. Die Produktivität leidet, gleichzeitig steigt die Anfälligkeit für Fehler.
Achten Sie darauf, wirklich nur eine Aufgabe nach der anderen anzugehen. So sind Sie nicht nur schneller, sondern erzielen auch qualitativ bessere Ergebnisse.
6. Arbeitsplatz verbessern
Wichtig ist auch die richtige Ausstattung des Arbeitsplatzes. Egal ob im Büro oder im Home-Office, ein optimierter Arbeitsplatz macht mehr aus, als die meisten denken. Dazu gehören zum Beispiel:
- Ausreichende Beleuchtung mit möglichst viel Tageslicht
- Genügend Platz auf dem Schreibtisch
- Ergonomische Körperhaltung
- Regelmäßiges Lüften
- Bei erhöhtem Lärmpegel: Headset nutzen
Extra-Tipp fürs Home-Office: Gerade zu Hause ist es je nach Gegebenheiten nicht immer möglich, den optimalen Platz zu schaffen. Schon kleine Maßnahmen können die Situation aber stark verbessern: Ein externer Monitor oder eine Erhöhung fürs Notebook, ein Sitzplatz in der richtigen Höhe (zur Not mit Polstern oder Kissen arbeiten) und regelmäßiges Aufstehen wirken einer ungesunden Sitzhaltung entgegen.
Übrigens: Ein aufgeräumter Schreibtisch wirkt oft Wunder. Deshalb sollte man jeden Tag nach Arbeitsende gründlich Ordnung schaffen, sowohl im Büro als auch zuhause.
7. Ablenkungen minimieren
Zu den größten Produktivitätskillern gehören das Smartphone und soziale Netzwerke: mal eben Instagram checken, ein paar WhatsApp-Nachrichten beantworten oder die aktuellen News unserer Kontakte überfliegen.
Das Problem ist: Sie unterbrechen immer wieder das, was Sie gerade eigentlich tun, und finden schwerer wieder in die Arbeit hinein.
Planen Sie deshalb immer wieder Zeiten ein, in denen Sie Ablenkungen vermeiden. Nutzen Sie zum Beispiel den Nicht-Stören-Modus. Oder schalten Sie alle Geräte, die Sie für die aktuelle Aufgabe nicht benötigen, gleich ganz aus und legen Sie eine kleine digitale Auszeit ein.
8. Tools einbinden
Neben verschiedenen Zeitmanagementmethoden gibt es auch eine Vielzahl nützlicher Tools, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen können:
- Tools für Projekt- und Aufgabenmanagement
- Zeitmanagement-Tools, zum Beispiel zur Zeiterfassung oder Tagesplanung
- Digitale Notizbücher und Tools für Dokumentationen und Mindmapping
- Digitale To-do-Listen
- Tools zur Kommunikation und Teamarbeit
- Tools zur Fokussierung, die zum Beispiel ablenkende Websites und Apps blockieren
- KI-Tools, zum Beispiel zur Automatisierung von Routineaufgaben oder Recherche
9. Biorhythmus nutzen
Sinnvoll ist es auch, den eigenen Biorhythmus zu kennen. Wann ist die produktivste Zeit? Wann sind typische Durchhänger? Wer die eigenen starken Zeiten kennt und nutzt, arbeitet deutlich effizienter.
Halten Sie Ihre persönliche Produktivzeit frei für wirklich wichtige Aufgaben und Tätigkeiten, bei denen Sie sehr konzentriert arbeiten müssen. Meetings, Telefonate und jegliche Ablenkungen sollten Sie in diesem Zeitfenster vermeiden.
10. Hilfe annehmen
Wenn der Workload zu hoch wird: Lernen Sie, auch mal Nein zu sagen, Aufgaben zu delegieren oder andere um Hilfe zu bitten.
Tauschen Sie sich mit anderen aus. Aus Ihrem Umfeld können Sie zum Beispiel hilfreiche Tipps, Empfehlungen und wertvolles Feedback bekommen.
